Cada factura que fotografías queda archivada, leída y sumando en el proyecto al que pertenece. El sistema reconoce el emisor, el número, la fecha y los importes, coloca el documento en su trimestre y mantiene al día cuánto llevas gastado, en qué lo has gastado y cuánto puedes declarar.
Se manda al bot de Telegram desde el móvil, y vale tanto una factura como un ticket, un albarán o un presupuesto, porque el sistema distingue cuál es cuál. Puedes enviar varias fotos seguidas, y el gasto del que no te dieron papel se escribe tal cual: 45,30 gasolina nave.
Los proyectos aparecen como botones y basta con pulsar uno. Si el pie de foto ya nombra el proyecto, el documento se archiva sin preguntar nada; si el gasto es de la empresa y no de un proyecto concreto, se queda en gastos generales, y una misma factura se puede repartir entre varios proyectos.
En unos segundos llegan el emisor, el NIF, el número, la fecha, la base, el IVA, el IRPF, el total y la categoría del gasto. Lo que esté mal se corrige respondiendo al propio mensaje, escribiendo total 121,50 o es de la nave, y todo cambio queda anotado y se puede deshacer.
Un encargo con precio cerrado, un trabajo que se cobra por horas y materiales, una actividad continua sin fecha de fin, una subvención con su plazo de justificación y un evento con su día no se controlan de la misma manera. Al crear el proyecto eliges cuál de los cinco es, y a partir de ahí el panel pregunta y enseña únicamente lo que ese tipo necesita.
El total, la base, el IVA y los documentos leídos del año, con cada cifra comparada contra el mismo punto del año anterior, y el desglose por mes, por categoría y por proveedor. Los meses que todavía no han ocurrido no se dibujan como meses a cero.
El reparto entre proyectos y la ficha completa de cada uno, con lo gastado frente al presupuesto, la evolución mes a mes, las veintitrés categorías de gasto, los proveedores que más pesan y las horas anotadas cuando el proyecto las cuenta.
La base, el IVA soportado y el IRPF de cada trimestre natural, calculados por la fecha de emisión de la factura y no por el día en que se subió. Lo que no va a entrar en el modelo 303 se presenta aparte, con los albaranes, los presupuestos y las facturas que no van a nombre de la empresa.
Junto a cada importe se guarda el texto literal que se leyó en el papel, de modo que cualquiera puede comprobar la cifra sin abrir el original. El sistema repasa la aritmética, el dígito de control del NIF, el tipo de IVA y la fecha, y lo que no cuadra pasa a la bandeja de revisiones con el motivo escrito, sin que ningún total se dé por bueno sin decir sobre cuántos documentos está calculado.
Estos gastos van a su propio cajón, fuera del anillo del reparto. Eliges el criterio con el que se imputan —en proporción al gasto de cada proyecto, a partes iguales o con los porcentajes que tú decidas— y cada proyecto carga la parte de estructura que le corresponde sin que haya que mover ningún papel. Si cambias de criterio, el reparto se recalcula entero.
Una misma cuenta sirve para varias empresas y se pasa de una a otra sin volver a entrar, porque cada empresa tiene su archivo, sus proyectos y su propia dirección dentro del panel. Se entra con Telegram, con Google o con una contraseña, y quien deja de trabajar contigo deja de ver la empresa en cuanto se le retira el acceso.
Envía documentos y horas a los proyectos que tiene asignados y consulta lo que se lleva gastado en ellos.
La gestoría entra al panel entero y descarga lo que necesita para cerrar el trimestre, sin poder modificar nada.
El sistema no sustituye a conservar los originales en papel ni decide por ti: las cifras las lee un modelo, y por eso están la evidencia de cada importe, las comprobaciones automáticas y la bandeja de revisión. Tu archivo se puede descargar completo desde el primer día.