Todo lo que se le puede escribir al bot.
Es lo mismo que cuenta el bot con /info, pero en una página. Qué entiende, con ejemplos, y qué hace con cada cosa.
Archivar un documento
Manda la foto o el PDF al bot. Vale una factura, un ticket, un albarán o un presupuesto, y el sistema distingue cuál es cuál. Te pregunta a qué proyecto va con un botón por proyecto, y en unos segundos te llega la ficha leída.
- Si el pie de la foto nombra un proyecto, o solo tienes uno, se archiva sin preguntar.
- Puedes mandar varias fotos seguidas. Van juntas al mismo proyecto.
- Lo que es de la empresa y de ningún proyecto va al botón Gastos generales.
- Se admiten fotos y PDF de hasta 20 MB por Telegram. Una foto en formato HEIC hay que mandarla como foto, no como archivo.
- Quien administra la empresa también puede subirlos desde el panel, hasta 20 ficheros a la vez de 10 MB cada uno.
Un gasto sin factura
Lo escribes tal cual, con su importe. La fecha, el proyecto y la categoría se sacan del texto si están, y si no, el bot te los pregunta.
45,30 gasolina navepeaje 12,60comida con cliente 64,50 generales 12/07Te enseña lo que ha entendido y lo guardas con un botón. Cuenta como gasto, pero no como deducible. Si después te llega la factura del mismo proyecto y por el mismo importe, el bot te propone atarla al apunte, y si le dices que sí, el apunte deja de contar.
Las horas de un día
En los proyectos que cuentan horas, las apuntas con su unidad, que es lo que las distingue de un importe. No es un control horario. Sirve para valorar un trabajo por horas con el precio por hora del proyecto.
3 personas 8 horas Reforma Ruiz8h nave ayer2 pers x 6 hCorregir una lectura
Responde a la ficha con el campo y el valor. Si no respondes a ninguna, el bot te pregunta si es para la última ficha o si es un gasto nuevo. Varias correcciones van en líneas distintas o separadas por «;».
| Qué | Cómo se escribe |
|---|---|
| Importes | total 121,50base 100, iva 21, cuota 21sin irpf |
| Fechas | fecha 12/07archivado el 1/9 |
| Emisor | emisor Leroy Merlinnif B12345674número F-2026/18 |
| Tipo y categoría | es un ticketcategoría material |
| Proyecto | es de la navees de generales |
| Su IVA | no deduciblepara el asesor |
Lo que el bot no entiende te lo dice, en vez de adivinarlo. Cada cambio queda anotado junto a lo que había leído el modelo, y el botón Deshacer lo devuelve.
El botón ¿De dónde sale? te enseña, campo a campo, el texto que ponía en el papel.
Consultar lo gastado
Con el comando o preguntando con tus palabras:
/gasto nave julio/gasto 2026 T2/gasto transporte¿cuánto llevo este trimestre?¿qué me falta?busca leroyCada cifra dice sobre cuántos documentos está calculada. El botón Hoja de cálculo te manda un CSV con una fila por factura, que se abre en Excel.
Albaranes, tickets y duplicados
- Un albarán cuenta como gasto desde la entrega y deja de contar en cuanto llega la factura que lo cubre. Se atan solos cuando la factura cita el número del albarán y el emisor es el mismo. Su IVA no entra en el trimestre hasta que hay factura.
- Un ticket que después se factura se ata solo a su factura cuando coinciden el emisor (por el NIF, o por el nombre si falta), el importe y la moneda, y la factura es del mismo día o de hasta 60 días después. Entonces el ticket deja de sumar. Si hay dudas, como dos tickets iguales, no se ata nada y se hace a mano desde la ficha del ticket en el panel.
- Una rectificativa resta y va al cajón del asesor.
- El mismo fichero dos veces: el bot te avisa y te pregunta. Si lo registras igualmente, cuenta como otro gasto.
- Otra copia del mismo papel (mismo emisor, número, año, tipo e importe): se archiva, pero no suma dos veces, y el bot te lo dice.
Los cinco tipos de proyecto
| Tipo | Para qué |
|---|---|
| Encargo con presupuesto cerrado | Una obra, una reforma, un trabajo con precio pactado. |
| Por horas y gastos | Se cobra el tiempo más los materiales. |
| Actividad continua | Un departamento, un mantenimiento, una línea de negocio: sin fin ni presupuesto cerrado. |
| Proyecto financiado | Una subvención, un convenio, una ayuda: con financiador y plazo de justificación. |
| Evento o acción puntual | Una jornada, una feria, una campaña: con su fecha. |
Gastos generales
El alquiler, la gestoría o el seguro no son de ningún proyecto, así que van a su propio cajón. Desde el panel eliges con qué criterio carga cada proyecto su parte:
| Criterio | Cuándo |
|---|---|
| No repartirlos | Cada proyecto carga solo su gasto directo. |
| En proporción a lo que gasta cada proyecto | El que más compra es el que más estructura consume. |
| A partes iguales | Para gasto fijo, que no crece con el tamaño del proyecto. |
| Con porcentajes fijos | Los pones tú, proyecto por proyecto. |
Elegir un criterio no mueve ningún documento. Si lo cambias, el reparto se vuelve a calcular entero.
Las 24 categorías
Obra y producción
- material · materiales y consumibles de obra o producción: cemento, madera, pintura, tornillería, cable
- equipamiento · herramientas, maquinaria, mobiliario y equipos que se compran (no se alquilan)
- mantenimiento · reparaciones, averías, revisiones y mantenimiento de equipos, vehículos o locales
- seguridad · EPIs, cascos, guantes, arneses, extintores, señalización y prevención de riesgos
Personas
- personal · nóminas, seguros sociales, autónomos y mano de obra subcontratada
- formacion · cursos, talleres, matrículas y formación del personal
- dietas · comidas y cafés en desplazamiento o con clientes (restaurante, bar, menú)
- alojamiento · hoteles, hostales y pernoctas en desplazamiento
- transporte · combustible, peajes, parking, taxis, billetes de tren o avión y portes
Compras del día a día
- alimentacion · comida y bebida comprada (supermercado, catering, agua) que no es una comida en desplazamiento
- sanitario · botiquín, farmacia y material sanitario
- limpieza · productos y servicios de limpieza
- oficina · papelería, consumibles de impresora y pequeño material de oficina
Funcionamiento
- suministros · luz, agua, gas y calefacción
- telecomunicaciones · teléfono, móvil, internet y fibra
- alquiler · alquiler de locales, vehículos, maquinaria o equipos (renting, leasing)
- software · licencias, suscripciones, dominios, hosting y aplicaciones
- seguros · pólizas y primas de seguro
Servicios externos
- servicios · honorarios profesionales: gestoría, asesoría, abogados, notaría, consultoría, técnicos
- marketing · publicidad, anuncios, cartelería, imprenta, redes sociales y eventos promocionales
- atenciones · regalos y detalles a clientes o al equipo: cestas, lotes, invitaciones y entradas
Administración
- impuestos · tasas, impuestos, licencias administrativas y multas
- financieros · comisiones bancarias, intereses y gastos de financiación
- otros · solo si ninguna de las anteriores encaja
Llevarte los documentos
Con /exportar eliges un trimestre o un año y el bot te manda un ZIP con los documentos con fecha de
factura en ese periodo y un índice en CSV. Lo que se subió en el periodo con fecha de otro va aparte: en
llegadas-tarde/ si es anterior, y en fecha-posterior/ si es posterior, que casi siempre es una
fecha mal leída y conviene mirar en el papel.
El bot no te deja el enlace escrito: cada vez que pulsas el botón del ZIP te da uno que vale 20 minutos, y lo puedes volver a pulsar durante 30 días. En ese plazo también te lo bajas desde el panel, en Documentos › Exportar, «Tus exportaciones». Desde el panel se pide igual, y además te bajas la hoja de gasto en CSV o en Excel.
Todos los comandos
| Comando | Para qué |
|---|---|
/gasto | Cuánto se lleva gastado: /gasto nave julio |
/ultimos | Últimos documentos archivados |
/buscar | Buscar por proveedor, número o descripción |
/exportar | Descargar un trimestre o año en ZIP |
/panel | Entrar al panel web |
/info | Cómo se usa esto |
Y para quien administra la empresa:
| Comando | Para qué |
|---|---|
/nuevoproyecto | Crear un proyecto |
/invitar | Invitar a alguien a la empresa |
/acceso | Dar o quitar acceso a un proyecto |
/empresa | NIF, razón social y cuota de lectura |
/salud | Estado del sistema |
Sube las facturas de este trimestre y mira qué sale.
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Factuday no sustituye a conservar los originales en papel ni decide por ti. Las cifras las lee un modelo, por eso cada importe guarda el texto del que salió y lo que no cuadra pasa a revisión. Tu archivo se puede descargar completo desde el primer día. Aviso fiscal